上海韩哲一教育扶贫基金会

档案管理办法

第一条 为加强基金会登记档案的规范管理，充分发挥基金会登记档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《社会团体登记管理条例》和《基金会管理条例》等有关规定，制定本办法。

第二条 基金会档案工作在业务上由办公室负责指导、监督和检查。

第三条 档案管理工作的主要任务是：贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法规；及时收集、整理和保管好基金会的档案材料，维护基金会档案材料的完整与安全。

第四条 档案工作由秘书长领导，负责基金会档案的收集、整理、归档和移交工作，并将其列入岗位职责范围。

第五条 基金会根据实际情况，明确由办公室负责基金会材料的收集、整理，立卷归档和管理。档案管理的职责为：

（一）档案管理应认真贯彻执行党和国家有关档案管理的方针、政策、法规，履行档案管理工作职责。

（二）档案管理应熟悉档案业务知识。

（三）办公室档案管理应定期做好基金会档案材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作，保证归档材料的完整齐全、及时准确，不得以任何借口将档案资料据为己有。

（四）对于涉密档案，办公室档案管理应严格执行保密制度。

第六条 归档文件材料以“件”为单位进行整理。一般以一份文件为一件，正文与附件为一件，传真件应当复印并与原件为一件，请示与批复各为一件，一次上报的多份表格，每份表格可为一件。

第七条 登记档案有专门的地点存放，配备必要的保管装具，并设有防火、防盗、防渍、防有害生物等安全设施,确保档案的安全保管。办公室定期检查档案的保管状况，发现问题及时解决。

第八条 材料建档后，要随时整理归档，随时补充新的内容，以保证基金会档案的齐全完整，准确无误。

第九条 可按时间顺序排列编写案卷号。

第十条 建立基金会档案借阅制度，严格执行保密制度。借阅档案必须履行一定的批准和登记手续。利用基金会的开放档案，按《中华人民共和国档案法》的有关规定办理；对于未开放的本基金会档案，查阅利用必须履行登记手续并遵循下列规定：

（一）本基金会人员因公查阅本基金会归档档案，需说明事由，方可查阅。若需借用档案须填写档案借阅单，并签字。借用完毕及时归还。

（二）非基金会工作人员如有需要利用档案，须经秘书长同意方可查阅。

（三）档案材料一般只提供复印件，原则上不得外借。档案利用人应按时归还，严格遵守阅档制度，维护档案的完整和安全，不得遗失、污损、涂改、分拆和转借，注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

第十一条 借阅人员要严格按照档案工作流程中有关“借阅”的要求进行借阅。

第十二条 基金会如撤销、解散后，按照《机关档案工作条例》规定，其登记档案随民政机关的档案馆移交。

第十三条 基金会登记档案保管期限定为永久。

第十四条 本办法自上海韩哲一教育扶贫基金会第二届理事会第六次会议起施行。